Datenschutzordnung

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Erste Fassung vom 11.03.2024

§ 1 Vorwort

Diese Datenschutzordnung beschreibt, in welchem Umfang im Verein Sportschützen St. Johannes Salzkotten 1976 e.V. personenbezogene Daten von Mitgliedern verarbeitet werden. Die Datenschutzordnung gliedert sich in zwei Bereiche. Im ersten Bereich (§ 2 Vereinszweck und Berechtigtes Interesse) wird der Umfang der Datenverarbeitung beschrieben, die nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zur Durchführung der Vereinsmitgliedschaft und im Sinne der Ziele des Vereins erforderlich sind, bzw. an deren Verarbeitung der Verein nach lit. f ein berechtigtes Interesse hat. Im zweiten Bereich (§ 3 Einwilligung erforderlich) wird eine darüber hinausgehende Datenverarbeitung beschrieben, die eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO des betroffenen Vereinsmitglieds erfordert. Eine solche Einwilligung ist freiwillig und kann vom Mitglied jederzeit und ohne Angabe von Gründen in Teilen oder in Gänze widerrufen werden.

Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (insbesondere §§ 34, 35) das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.

§ 2 Vereinszweck und Berechtigtes Interesse

1. Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß der Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung.
   Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten:
   - Name und Anschrift,
   - Bankverbindung,
   - Telefonnummern,
   - E-Mail-Adresse,
   - Geburtsdatum,
   - Lizenzen, Teilnahmebescheinigungen, Urkunden,
   - Ehrungen,
   - Funktionen im Verein,
   - Wettkampfergebnisse,
   - Zugehörigkeit zu Mannschaften,
   - Startrechte und ausgeübte Wettbewerbe,
   - Angaben im Hinblick auf das Waffenrecht.
2. Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und / oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Name, Adresse, Geburtsdatum oder Alter, Funktion(en) im Verein, etc.) an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der (die) Empfänger(in) die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet.
3. Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder am „Schwarzen Brett“ in den Vereinsräumlichkeiten sowie auf seiner Homepage und übermittelt Daten zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Dies betrifft insbesondere Start- und Teilnehmerlisten, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Wahlergebnisse sowie bei sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre. Die Veröffentlichung / Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Daten, die zur Organisation des Vereins und des Sportbetriebes nötig sind. Hierzu gehören, Name, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Funktion im Verein, Alter oder Geburtsjahrgang sowie Einstufungen in Behindertenklassen.
   Ein Mitglied kann bei dem entgegenstehendem persönlichem Interesse jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung / Übermittlung von Daten widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Daten von seiner Homepage.
4. Der Verein veröffentlicht Namen, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Vereinsfunktion seiner Vorstandsmitglieder an einem Schwarzen Brett sowie auf seiner Homepage, soweit persönliche Interessen der Personen diesem nicht entgegenstehen.
5. Der Verein veröffentlicht Namen, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie Angaben zu Lizenzen (Schießleiterschein oder ähnliche Urkunden) seiner zur Schießstandaufsicht bestellten Mitglieder an einem Schwarzen Brett, soweit persönliche Interessen der Mitglieder dem nicht entgegenstehen. Ebendiese Daten und zusätzlich das Geburtsdatum werden in einer Liste geführt, die innerhalb der gesetzlichen Anforderungen auf Anforderung an zuständige Behörden herausgegeben werden.
6. Als Mitglied des Deutschen Schützenbundes ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten über seinen Landesverband dorthin zu melden.
   Im Zusammenhang mit der Organisation und der Entwicklung des Landes- bzw. Bundesverbandes, des Sportbetriebes in den entsprechenden jeweiligen übergeordneten Verbandshierachien sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen der übergeordneten Verbandshierachien übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder an diese zur Bearbeitung und Veröffentlichung.
   Übermittelt werden an den Westfälischen Schützenbund der Name, Anschrift, Geburtsdatum, Wettkampfergebnisse, Startberechtigungen, Mannschaftsaufstellungen, praktizierte Wettbewerbe, Lizenzen, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Informationen zur Einstufung in Behindertenklassen sowie bei Vereinsfunktionen auch Telefonnummern, Faxnummern und E-Mail-Adresse.
7. Die Teilnahme an Veranstaltungen, deren Veranstalter der Bund der Historischen Deutschen Schützenbruderschaften e.V. (BHDS) oder einer dessen Diözesan- oder Bezirksverbände ist, erfordert eine zusätzliche Mitgliedschaft des Mitglieds in der St. Johannes Schützenbruderschaft 1653 Salzkotten e.V., da der Verein Sportschützen selbst nicht Mitglied im BHDS ist. Der Verein übermittelt hierzu bestimmte personenbezogene Daten an die Schützenbruderschaft und den BHDS.
   Im Zusammenhang mit der Organisation und der Entwicklung des BHDS und seiner Verbände sowie der Schützenbruderschaft, des Sportbetriebes in den entsprechenden Verbandsebenenen sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen der Verbandsebenen und der Schützenbruderschaft übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder an diese zur Bearbeitung und Veröffentlichung.
   Übermittelt werden an die St. Johannes Schützenbruderschaft 1653 Salzkotten e.V. sowie den Bund der Historischen Deutschen Schützenbruderschaften e.V. der Name, Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Mitgliedsnummer, Wettkampfergebnisse, Startberechtigungen, Mannschaftsaufstellungen, praktizierte Wettbewerbe, Lizenzen, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Informationen zur Einstufung in Behindertenklassen sowie bei Vereinsfunktionen auch Telefonnummern, Faxnummern und E-Mail-Adresse.
8. Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z. B. Minderheitenrechte) benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.
9. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
   Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
10. Der Verein nutzt die Anschrift und/oder die E-Mail-Adresse der Mitglieder, um Einladungen zu Mitgliederversammlungen und sonstigen Veranstaltungen sowie allgemeine Informationen zum Vereinsleben zu senden.
11. Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung der Satzung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende, Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.

§ 3 Einwilligung erforderlich

1. Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein Fotos seiner Mitglieder am „Schwarzen Brett“ in den Vereinsräumlichkeiten sowie auf seiner Homepage und übermittelt Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Fotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage.
2. Am „Schwarzen Brett“ in den Vereinsräumlichkeiten sowie auf seiner Homepage berichtet der Verein über Ehrungen seiner Mitglieder. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer, Funktion im Verein. Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verein – unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer – auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln. Im Hinblick auf Ehrungen kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung / Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verein informiert das Mitglied rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung / Übermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen.
3. Mitglieder, die sich als Ansprechpartner einer Mannschaft aufstellen lassen, stimmen der Veröffentlichung folgender personenbezogener Daten auf der Vereinshomepage zu: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Zudem wird einer Herausgabe der Daten an Mitglieder anderer Vereine zugestimmt, die ein berechtigtes Interesse vorweisen können (beispielsweise um eine Wettkampfverlegung abzustimmen). Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung genannter Daten widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Angaben von seiner Homepage.
4. Im Zusammenhang mit der Organisation und der Entwicklung des Landes- bzw. Bundesverbandes des Deutschen Schützenbundes, des Sportbetriebes in den entsprechenden jeweiligen übergeordneten Verbandshierachien sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen der übergeordneten Verbandshierachien übermittelt der Verein Fotos seiner Mitglieder an diese zur Bearbeitung und Veröffentlichung.
   Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand des verarbeitenden Verbandes der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Einzelfotos von seiner Homepage.
5. Im Zusammenhang mit der Organisation und der Entwicklung des Bundes der Historischen Deutschen Schützenbruderschaften e.V. und seiner Verbände sowie der St. Johannes Schützenbruderschaft 1653 Salzkotten e.V., des Sportbetriebes in den entsprechenden Verbandsebenenen sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen der Verbandsebenen und der Schützenbruderschaft übermittelt der Verein Fotos seiner Mitglieder an diese zur Bearbeitung und Veröffentlichung.
   Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand des verarbeitenden Verbandes der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Einzelfotos von seiner Homepage.